内部統制システム

内部統制システムに関する基本的な考え方及びその整備状況

当社取締役会は以下の「内部統制に関する基本方針」を決議しております。
(2006年5月11日初回決議、2015年4月21日改定決議)

1.取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(1)取締役会はコンプライアンス担当取締役を選任し、その指揮・監督の下、全社横断的なコンプライアンス体制を確立するとともに、定期的に状況報告を受ける。
(2)業務執行をしない社外取締役を置くことにより、取締役会の業務執行に対する監督機能を強化する。
(3)監査役は、独立した立場から、内部統制システムの整備状況を含め取締役の業務執行を監査する。
(4)業務執行部門から独立した内部監査部門が、内部統制システムの整備状況を監査し、必要に応じて、その改善を促す。
(5)法令等または社内ルールの違反を報告するための通常の報告ルートを整備するとともに、通報者の保護を徹底した相談・通報窓口を設置し、法令等違反またはそのおそれのある事実の早期発見に努める。
(6)市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力及び団体とは一切の関わりを持たず、不当な要求に対しては、警察等の外部専門機関と連携し、毅然とした姿勢で対応するとともに、反社会的勢力及び団体排除に向けて組織的に取り組む。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
(1)法令上保存を義務付けられている文書及び重要な会議の議事録、稟議書、契約書並びにそれらに関連する資料等を、社内規程に基づき、書面または電磁的媒体に記録し、適切に保存・管理する。また、取締役及び監査役はこれらの文書を閲覧することができる。
(2)個人情報及び重要な営業秘密を、社内規程に基づき、適切かつ安全に保存・管理する。
(3)情報システムを安全に管理及びモニタリングし、適切なコンティンジェンシー対応により維持する。

3.損失の危険の管理に関する規程その他の体制
(1)当社及び当社グループ各社は、品質、コンプライアンス、災害、環境、情報セキュリティ等事業推進において想定される様々なリスクについては、社内規程等に基づき、責任担当部署を中心に適切に管理し、必要な対応を行う。
(2)当社及び当社グループ各社の経営に重大な影響を及ぼす不測の事態が発生しまたは発生するおそれが生じた場合は、速やかに取締役会に報告するとともに、当社社長の直接指揮の下、必要に応じて責任者を定め、迅速かつ組織的に対応する。

4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
(1)取締役会は、取締役、使用人が共有する全社的な目標及び効率的な達成の方法を定め、その達成に努める。
(2)取締役会は、取締役、使用人による意思決定と業務執行についての責任及び権限を明確にするとともに、社内規程を整備し、組織間の適切な役割分担と連携を確保する。
(3)取締役会は、取締役、使用人による意思決定と業務執行の結果を定期的にレビューし、阻害要因の排除、低減などの改善策、施策を講じ、目標達成の確度を高める。

5.当社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
(1)当社は、グループ各社の独立性を尊重しつつ、取締役会における事業内容の定期的な報告を義務づけるほか、重要案件については、事前協議を踏まえた上で取締役会の承認を要するものとする。
(2)当社は、当社グループにおける職務分掌、指揮命令系統、権限及び意思決定その他組織に関する基準を定め、子会社にこれに準拠した体制を構築させる。
(3)当社は、グループ各社に共通の企業理念を定め、グループ各社にコンプライアンス担当役員を任命させ、グループの取締役・使用人一体となった法令遵守の思想の徹底及び企業倫理の向上を図る。
(4)当社は、グループ各社の役員及び社員が当社グループにおける重大な法令違反その他のコンプライアンスに関する重要な事実を発見した場合、各担当取締役を経由して当該発生事実を当社社長、コンプライアンス担当取締役及び監査役へ報告するとともに、当社社長の直接指揮の下、必要に応じて責任者を定め、事態の適正な収拾、再発防止策の立案、取締役会への報告を行う。

6.財務報告に係る透明性・信頼性を確保するための体制
財務報告に係る透明性・信頼性を確保するため、基本的な方針を定め、財務報告に係る内部統制が有効に行われる体制の構築、維持、継続的な見直しを行う。

7.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項
監査役がその職務を補助する使用人を要請した場合は、職務に適した使用人が監査役の職務を補助する。

8.前項の使用人の取締役からの独立性に関する事項
(1)監査役より監査業務に必要な命令を受けた使用人は、その命令に関して、取締役の指示命令を受けず、取締役から独立してその職務を遂行する。
(2)使用人の異動に関しては監査役に事前に説明を行う。

9.第7項の使用人に対する監査役の指示の実効性の確保に関する事項
監査役より監査業務に必要な命令を受けた使用人は、もっぱら監査役の指揮命令に従う。また、監査役の指示により、必要な会議へ出席(監査役の代理出席を含む)する。

10.取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制
取締役または使用人は、監査役会に対して、法定の事項に加え、当社及び当社グループに重大な影響を及ぼす事項、内部監査の実施状況等を、また、監査役から要請がある場合はその事項を、速やかに報告する体制を整備する。

11.監査役へ報告した者が当該報告したことを理由として不利な取り扱いを受けないことを確保するための体制
当社は、監査役へ報告を行った当社グループの役員及び社員に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取り扱いを行うことを禁止し、その旨を当社グループの役員及び社員に周知徹底する。

12.監査役の職務の執行について生ずる費用の前払いまたは償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用または債務の処理に係る方針に関する事項
(1)監査役がその職務執行について当社に対し費用の前払い等を請求した場合は、担当部門において審議の上、当該請求に係る費用または債務が当該監査役の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用または債務を処理する。
(2)監査役の職務執行について生じる費用等を支弁するため、毎年、一定額の予算を設ける。

13.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
監査役と取締役の意見交換会、監査役と会計監査人との意見交換会を定期に開催する。また、監査役は主要な稟議書を閲覧し、取締役または社員に対しその説明を求めることができるほか、重要な会議に出席し、必要に応じ意見を述べ、監査業務を円滑に推進する。

内部統制の充実に向けた取り組み

 内部統制システムの一層の充実と有効性を高めるため、「内部統制委員会」及び「内部監査室」を設けております。なお、この「内部統制委員会」は、内部統制に関連する推進委員会を総括する組織体であり、内部統制プログラムに定める個別課題の協議及び推進状況の管理を行うとともに、委員会での協議事項を取締役会に報告しております。また、その活動において監査役との情報交換を行い、監査役機能の補佐及び内部統制評価の機能強化を図っております。

 財務報告に係る内部統制を有効にするための体制を構築するとともに、その運用及び見直しについて継続的に取り組んでおります。

 コンプライアンス経営の成果として、一般財団法人日本情報経済社会推進協会よりプライバシーマーク付与の認定を受けております。